職場英文實用指南｜常用縮寫、專業術語、情境對話完整收錄

在國際化的職場環境中，英文不只是溝通工具，更是展現專業度的關鍵。

職場英文和學校學的英文最大的不同，在於它有特定的慣用語、縮寫和情境！本文整理職場最常用的英文縮寫術語、實用對話句型，幫助你在工作中更有信心地使用英文。

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🁢 職場英文縮寫／術語

◼︎ 時間相關

縮寫	完整英文	中文	使用情境
ASAP	As Soon As Possible	盡快	Please send me the report ASAP.
TBD	To Be Determined	待定	Meeting time: TBD
TBC	To Be Confirmed	待確認	Venue: TBC
TBA	To Be Announced	待公告	Speaker: TBA
ETA	Estimated Time of Arrival	預計到達時間	What’s your ETA for the project?
EOD	End of Day	今天下班前	Please submit by EOD.
EOW	End of Week	本週結束前	Let’s aim to finish this by EOW.
EOM	End of Month	本月結束前	The report is due EOM.
COB	Close of Business	營業時間結束前	Submit the form by COB today.

◼︎ 溝通與會議

縮寫	完整英文	中文	使用情境
FYI	For Your Information	供您參考	FYI, the meeting has been rescheduled.
FYR	For Your Reference	供您參考	Please see the attached document FYR.
RSVP	Répondez S’il Vous Plaît（法文）	請回覆	Please RSVP by Friday.
CC	Carbon Copy	副本	I’ll CC you on the email.
BCC	Blind Carbon Copy	密件副本	Send it via BCC to protect privacy.
OOO	Out of Office	不在辦公室	I’ll be OOO next week.
WFH	Work From Home	在家工作	I’m WFH today.
AFK	Away From Keyboard	暫時離開	Going AFK for lunch.
BRB	Be Right Back	馬上回來	BRB, need to grab some water.

◼︎ 會議相關

術語	說明	使用情境
1:1 (One-on-One)	一對一會議	Can we schedule a 1:1 to discuss your progress?
Sync	同步會議（簡短的對齊會議）	Let’s have a quick sync tomorrow morning.
Stand-up	站立會議（敏捷開發的每日簡短會議）	Daily stand-up is at 9:30am.
Kick-off	啟動會議	The project kick-off is scheduled for Monday.
Wrap-up	總結會議	Let’s do a quick wrap-up before we end.

◼︎ 專案與工作流程

縮寫	完整英文	中文	使用情境
KPI	Key Performance Indicator	關鍵績效指標	We need to review our KPIs quarterly.
OKR	Objectives and Key Results	目標與關鍵結果	Let’s set our OKRs for next quarter.
ROI	Return on Investment	投資報酬率	What’s the expected ROI for this campaign?
MVP	Minimum Viable Product	最小可行性產品	Let’s launch an MVP first.
POC	Proof of Concept	概念驗證	We need a POC before full development.
WIP	Work in Progress	進行中的工作	How many tasks are currently WIP?
UAT	User Acceptance Testing	使用者驗收測試	The system is ready for UAT.
QA	Quality Assurance	品質保證	QA team found several bugs.
SOP	Standard Operating Procedure	標準作業流程	Please follow the SOP for onboarding.
RFP	Request for Proposal	提案邀請書	We’ve sent out the RFP to vendors.
NDA	Non-Disclosure Agreement	保密協議	Please sign the NDA before the meeting.
MOU	Memorandum of Understanding	合作備忘錄	We signed an MOU with the partner.

◼︎ 商務與財務

縮寫	完整英文	中文	使用情境
P&L	Profit and Loss	損益	Review the P&L statement.
B2B	Business to Business	企業對企業	We focus on B2B sales.
B2C	Business to Consumer	企業對消費者	Our B2C platform launched last month.
Q1/Q2/Q3/Q4	Quarter 1/2/3/4	第一/二/三/四季	Q3 revenue exceeded expectations.
YoY	Year over Year	與去年同期比較	Sales grew 20% YoY.
MoM	Month over Month	與上月比較	Traffic increased 5% MoM.
YTD	Year to Date	年初至今	YTD revenue is $2M.

◼︎ 人資相關

縮寫	完整英文	中文	使用情境
PTO	Paid Time Off	有薪假	I’m taking 3 days PTO next week.
PIP	Performance Improvement Plan	績效改善計畫	He’s been put on a PIP.
Onboarding	–	新人到職流程	The onboarding process takes 2 weeks.
Offboarding	–	離職流程	HR will handle the offboarding.
Headcount	–	人力編制	We need to increase headcount in Q2.

◼︎ 其他常用職場英文縮寫

縮寫	完整英文	中文	使用情境
AFAIK	As Far As I Know	據我所知	AFAIK, the project is on track.
IMO/IMHO	In My Opinion / In My Humble Opinion	依我之見	IMO, we should delay the launch.
BTW	By The Way	順帶一提	BTW, the client called earlier.
LMK	Let Me Know	讓我知道	LMK if you need any help.
TL;DR	Too Long; Didn’t Read	太長不看（重點摘要）	TL;DR: We’re behind schedule.
EOM	End of Message	訊息結束（主旨已包含全部內容）	Meeting at 2pm – EOM

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🁢 職場英文縮寫使用注意事項

◼︎ 適合使用縮寫的情境：

• 公司內部溝通
• 和熟悉的同事或客戶
• 非正式訊息（Slack、Teams、內部 Email）
• 時間緊迫需要快速溝通時

◼︎ 不適合使用縮寫的情境：

• 正式的商務信件
• 第一次和客戶或合作夥伴溝通
• 對外的官方文件
• 和不熟悉縮寫文化的對象溝通
• 跨文化溝通時（對方可能不熟悉英文縮寫）

📍延伸閱讀：職稱英文對照表｜從高階主管到基層員工，200+職位英文一次看懂

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🁢 職場英文對話情境

◼︎ Email 溝通

1. 開場問候

根據對象的熟悉程度，選擇適合的問候語，和不熟的客戶或高階主管用 Dear Mr./Ms. [Surname]，和同事或熟悉的合作夥伴可以用 Hi [Name]；如果是寫給整個團隊，Good morning team 或 Hi everyone 都很常見。

開場可以簡單問候一下，例如 Hope you’re doing well 或 I hope this email finds you well，但如果是內部同事間的工作信件，也可以直接進入主題。

2. 說明寫信目的

開頭第一句要讓對方知道你為什麼寫這封信，常見的寫法有：

• I’m reaching out regarding the Q3 budget proposal. （我寫信是關於第三季預算提案）
• I wanted to follow up on our meeting yesterday. （我想跟進一下我們昨天的會議）
• Just a quick note to inform you that the deadline has changed. （快速通知你截止日期改了）

3. 請求協助

職場上請求協助要有禮貌，但也要要具體說明需要什麼幫助，例如：

• Could you please review the attached document by Friday? （可以請你在週五前審閱附件嗎？）
• Would it be possible for you to share the sales data with me? （是否能請你分享銷售數據給我？）
• When you have a chance, could you take a look at this proposal? （有空的話，可以看一下這份提案嗎？）

💡When you have a chance 是很好用的開場，表示不是很急，對方可以有彈性安排時間。

4. 提供資訊或更新

當你要通知對方某個訊息時，可以用 FYI 開頭，表示「供你參考」，例如：

• FYI, the client meeting has been moved to 3pm. （供你參考，客戶會議改到下午三點）
• Just to keep you in the loop, we’ve completed the design phase. （讓你知道一下，我們已經完成設計階段了）

💡Keep someone in the loop 是常用片語，意思是「讓某人掌握最新狀況」。

5. 確認事項

當你要確認某件事時，可以用 Just to confirm… 開頭：

• Just to confirm, we’re meeting at 2pm tomorrow, correct? （確認一下，我們明天下午兩點見面，對嗎？）
• Let me make sure I understood correctly – you need this by EOD Friday? （讓我確認一下我理解對了沒有——你需要週五下班前完成？）

6. 結尾

Email 結尾通常會表達感謝或期待回覆：

• Please let me know if you have any questions. （如果有任何問題請讓我知道）
• Looking forward to your reply. （期待你的回覆）
• Thanks in advance for your help. （先謝謝你的協助）

7. 簽名檔

• Best regards / Kind regards （比較正式，適合給客戶或不熟的人）
• Best / Thanks （比較輕鬆，適合同事）
• Cheers （更輕鬆一點，通常只用在很熟的同事之間）

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◼︎ 會議討論

1. 表達意見

在會議中表達意見時，不要太直接說 I think…，可以用更專業的說法，例如 From my perspective… 或 Based on the data, I believe… 會讓你聽起來更有說服力。

如果要提出建議，可以說：

• I’d like to suggest that we focus on the mobile app first. （我建議我們先專注在手機 App）
• What if we tried launching a pilot program first? （如果我們先試行一個先導計畫如何？）

2. 表示同意

當你同意別人的意見時，除了 I agree 以外，還可以用更有力的說法：

• That’s a great point. （這點說得很好）
• I’m on board with that. （我支持這個想法）
• Exactly, that’s what I was thinking. （沒錯，我也是這麼想的）

💡I'm on board 是很常用的片語，表示「我同意、我支持」。

3. 禮貌地表達不同意見

這是職場英文最需要技巧的部分！如果直接說 I don’t agree 或 You’re wrong 會顯得太強硬，建議可以先認同對方的某個點，再提出你的看法：

• I see what you mean, but have we considered the budget constraints? （我理解你的意思，但我們有考慮預算限制嗎？）
• That’s an interesting idea. However, I’m concerned that it might take too long. （這個想法很有趣，但我擔心可能會花太多時間）
• I hear you, but… （我聽到你說的了，但是…）

4. 需要詳細說明

當你沒聽懂或需要更多資訊時，不要不好意思問，可以說：

• Could you clarify what you mean by “aggressive marketing”? （可以說明一下你說的「積極行銷」是什麼意思嗎？）
• Just to make sure I understand, are you saying we should postpone the launch? （確認一下我理解對了沒有，你是說我們應該延後上市？）

💡Just to make sure I understand 是很實用的開場，表示你想確認自己理解正確。

5. 提出建議

提出建議時用疑問句會比直述句更溫和一些：

• What if we tried a different approach? （如果我們試試不同的方法呢？）
• Have we thought about partnering with influencers? （我們有考慮過和網紅合作嗎？）
• Would it make sense to split this into two phases? （把這個分成兩個階段會不會比較合理？）

6. 總結會議

會議結束前，通常要總結討論內容和後續行動：

• To summarize, we’ve agreed to launch the MVP by the end of Q2. （總結一下，我們同意在第二季結束前推出 MVP）
• Let me recap the action items: John will prepare the proposal, Sarah will review the budget, and I’ll schedule a follow-up meeting. （讓我回顧一下行動事項：John 準備提案，Sarah 審查預算，我來安排後續會議）

💡Action items 是指「需要採取行動的事項」，每次會議結束前都要確認清楚。

◼︎ 專案進度更新

1. 報告進度

主管或同事問你專案進展時，建議簡潔有力地回答：

• A: How’s the project going? （專案進展如何？）
• B: We’re on track. We’ve completed the design phase and we’re moving into development. （進度正常，我們已完成設計階段，正在進入開發階段）

💡On track 表示「按照計畫進行」；相反地，如果進度落後可以說 We're behind schedule。

如果對方要更具體的數字，可以說：

• A: What’s the status of the website redesign? （網站改版的狀態如何？）
• B: We’re about 70% done. The ETA is the end of next week. （大約完成 70%，預計下週結束前完成）

2. 討論進度落後

如果專案遇到延遲，除了說明目前進度以外，也建議提出相對應的解決方案、說明原因：

• A: Will we meet the deadline? （我們能如期完成嗎？）
• B: Unfortunately, we’re running a bit behind schedule. We’ll need an extra week to ensure quality. （很遺憾，我們進度有點落後，需要多一週來確保品質）
• A: What’s causing the delay? （什麼原因導致延遲？）
• B: We ran into some technical issues with the API integration, but we’re working to resolve them ASAP. I’ve brought in an additional developer to help. （我們在 API 整合上遇到一些技術問題，但正在盡快解決，我已經找了另一位開發人員來協助）

💡Ran into 是職場英文常用片語，表示「遇到（問題）」。

3. 請求資源

當專案需要額外資源時，要清楚說明需求和理由：

• A: We need two more developers for this sprint. （這個衝刺我們需要再多兩位開發人員）
• B: What’s the reason for the additional headcount? （為什麼需要增加人力？）
• A: The scope expanded after the client feedback, and we need to maintain the timeline. （客戶反饋後範圍擴大了，我們需要維持原定時程）

要求增加預算時也是類似的邏輯：

• A: Can we get additional budget for this project? （這個專案可以增加預算嗎？）
• B: I’ll need to run it by the CFO first. Can you send me a breakdown? （我需要先跟財務長確認，你可以給我明細嗎？）

💡Run it by someone 表示「跟某人確認一下」，是職場英文很常用的說法。

◼︎ 電話對話

1. 接聽電話

接電話時要記得報上公司名和自己的名字： Good morning, [Company Name], this is [Your Name]. How may I help you? （早安，[公司名]，我是 [你的名字]，有什麼我可以幫忙的嗎？）

如果是內線，可以簡單說 [Your Name] speaking 就可以了。

2. 轉接與留言

當來電者要找的不是你，禮貌地轉接： Let me transfer you to the Sales Department. One moment, please. （讓我幫你轉接到業務部門，請稍等）

如果要找的人不在，可以詢問是否要留言： I’m afraid Ms. Chen is in a meeting right now. Would you like to leave a message? （很抱歉陳小姐現在在開會，您要留言嗎？）

3. 處理通話問題

電話訊號不好或聽不清楚時，要立刻反應： I’m sorry, the line is a bit unclear. Could you repeat that? （抱歉，線路有點不清楚，可以請你再說一次嗎？）

如果對方講太快或太小聲：

• Could you speak a bit more slowly, please? （可以請你說慢一點嗎？）
• Could you speak up a little? （可以請你說大聲一點嗎？）

💡千萬不要假裝聽懂，寧可多問一次也不要會錯意。

4. 結束通話

結束電話時要確認對方沒有其他問題：

• Is there anything else I can help you with? （還有其他我可以幫忙的嗎？）
• Thanks for calling. Have a great day! （謝謝來電，祝你有美好的一天！）

◼︎ 日常辦公室對話

1. 請求幫忙

需要同事幫忙時，可以先問對方有沒有空：

• A: Hey, do you have a minute? （嘿，你有空嗎？）
• B: Sure, what’s up? （有啊，什麼事？）

如果不急，可以說： Could you take a look at this when you get a chance? （有空的話可以幫我看一下這個嗎？）

2. 邀約午餐

想約同事吃午餐可以直接問：

• A: Want to grab lunch together? （要一起吃午餐嗎？）
• B: Sounds good! Where do you want to go? （好啊！你想去哪？）

3. 茶水間閒聊

在茶水間遇到同事，可以簡單聊聊：

• A: Coffee break? （喝咖啡休息一下？）
• B: Sure! I need a caffeine boost. （好啊！我需要咖啡因提神）

也可以聊聊工作進度：

• A: How’s your project going? （你的專案進展如何？）
• B: Pretty good! We just finished testing. How about yours? （不錯！我們剛完成測試，你的呢？）

◼︎ 請假與休假

1. 請假

請假時提早告知主管：

• A: I need to take a day off next Friday. Is that okay? （我下週五需要請假，可以嗎？）
• B: No problem. Make sure to update your calendar and set an OOO message. （沒問題，記得更新行事曆和設定不在辦公室訊息）

如果是臨時病假可以說： I’m not feeling well today. I’d like to take a sick day. （我今天身體不舒服，想請病假）

2. 長假通知與交接

要休長假時，提前通知團隊並做好交接： I’ll be on vacation from June 1-10. I’ve briefed Tom on all my ongoing projects. For urgent matters, please contact him. （我 6 月 1-10 日休假，我已經跟 Tom 交接所有進行中的專案，如有急事請聯絡他）

💡 Brief someone on something 是「向某人簡報某事」的意思，在職場英文交接工作時很常用。

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🁢 如何有效學習職場英文？

◼︎ 從情境理解開始

職場英文的關鍵不是背句型，而是理解「什麼情境該說什麼話」！當你理解一個會議的流程、一個專案的執行步驟、一個商務談判的邏輯，自然就知道該用什麼英文表達。

◼︎ 推薦學習資源：多益解密課程

海碩老師的「多益解密」課程特別適合想提升職場英文的人，課程用 STAR 結構拆解 70 個職場場景，從採購流程、人事招募、會議討論到產品開發，涵蓋真實職場會遇到的情境。

為什麼推薦這個課程？

1. 職場情境完整：多益測驗本身就是職場英文的集合，包含大量的 Email、會議對話、公告、備忘錄等職場常見的溝通形式。
2. 理解職場邏輯：課程不只教英文，更教你理解職場運作方式。當你理解「採購流程是怎麼運作的」、「會議通常如何進行」、「專案有哪些階段」，自然就知道該用什麼英文。
3. 實用性高：學到的內容可以直接應用在工作中。準備多益的過程，就是在學習職場英文。
4. 分級學習系統：根據你的程度提供適合的內容，無論是初學者還是想精進的上班族，都能找到適合的學習路徑。

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